Нюанси оформлення співробітників для ФОП

Фізичні особи-підприємці (далі ФОП) складають 30% від всіх роботодавців. Але не завжди підприємець знає, як правильно оформити трудові відносини з працівниками, щоб не порушувати вимоги законодавства України. Слід зазначити, що на ФОП поширюються ті ж нормативно-правові акти, що і на юридичні особи (ст. 54 Цивільного кодексу України). Але все ж є деякі розбіжності, давайте розберімося детальніше у специфіці оформлення співробітника на ФОП.

1. Укладення трудового договору

Трудовий договір між ФОП та найманим працівником укладається письмово у двох примірниках (п. 6 ч. 1 ст. 24 Кодексу законів про працю України). Один з примірників трудового договору повинен зберігатися у працівника.

З 2015 року, реєструвати такий трудовий договір у державній службі зайнятості не потрібно. Таким чином, при укладанні трудових договорів не потрібно керуватися Порядком реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю (далі – Порядок).

Нумерацію трудових договорів підприємець веде самостійно. В іншому оформлення трудових відносин між Підприємцем та працівником такий же, як і для юридичної особи (роботодавець повинен видати наказ про прийняття працівника на роботу, зробити відповідний запис у його трудовій книжці, сповістити податковий орган перед допуском працівника до роботи й т.д.).

2. Форма трудового договору

Форма трудового договору між працівником і ФОП, який використовує найману працю, затверджена наказом Мінсоцполітики від 08.06.2001 р № 260. Сторони можуть вносити в зазначену форму зміни та доповнення за умови, що вони не будуть погіршувати становище працівників і суперечити законодавству України.

Також ФОП може видати наказ (як і юридична особа) в якому буде вказана вся необхідна інформація про умови роботи або під підпис працівника ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку, як у свою чергу роблять юридичні особи.

3. Припинення трудових відносин

Підстави для звільнення співробітника прописані в кодексі законів про працю. І є стандартними для всіх юридичних осіб. ФОП необхідно провести при звільненні розрахунок з працівником і видати йому трудову книжку із внесеним записом і не забудьте видати наказ або заповнити форму трудового договору; в разі мобілізації ФОП-а зазначені обов’язки повинні бути виконані протягом місяця після демобілізації без застосування санкцій і штрафів.

Якщо трудовий договір був укладений ще до 01.01.2015 та зареєстрований у службі зайнятості, то при звільненні працівника потрібно звернутися в службу зайнятості для зняття договору з реєстрації (ці питання врегульовані в пунктах 9-16 Порядку).

У разі смерті ФОП трудові відносини між сторонами припиняються достроково, це визначено в листі Мінпраці від 05.03.2003 р.

Ви можете замовити у нас послугу ведення бухгалтерського обліку та нарахування заробітної плати співробітникам.

4. Спрощені вимоги до ведення кадрової документації та прийняття локальних актів

ФОП може оформляти локальні акти, укладати трудові договори в письмовій формі, вести трудові книжки працівників і може вести книгу реєстрації локальних актів, розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку (їх має право затвердити трудовий колектив, який може складатися навіть з одного найманого працівника), вести табель обліку робочого часу тощо. Водночас чинним законодавством про працю не передбачено обов’язку ФОП-а мати штатний розклад. Про це йдеться в листі Мінсоцполітики (з даним листом Ви можете ознайомитись у вкладенні).

Що ж стосується норми укладення колективного договору, вона є обов’язковою тільки для юридичних осіб. Деякі питання, які можуть бути врегульовані колективним договором, можуть бути прописані в інших нормативних актах. Зокрема, положенням або правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Трудові книжки працівників, які оформлені на ФОП зберігаються безпосередньо у працівників (пункт 2.21-2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників). При цьому Підприємець не веде книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів, а також книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

5. Штрафи за недотримання трудового законодавства

Всі роботодавці повинні дотримуватися трудового законодавства України, а всі працівники (незалежно від місця роботи) мають рівні трудові права.

Все ж є деякий виняток, зокрема, в разі фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) до юридичних осіб та ФОП-ів, які використовують найману працю і є платниками єдиного податку I-III груп, застосовується попередження. У разі ж повторного правопорушення вже застосовуються фінансові санкції. Це виняток покликаний, перш за все, обмежити негативні наслідки саме для фізичних осіб, адже ФОП-и складають 70% платників єдиного податку.